Warum Digitalisierung etwas mit Technik und ganz viel mit uns zu tun hat
Digitalisierung löst bei vielen von uns erst einmal kein positives Kribbeln aus, sondern eher ein inneres Augenrollen. Nicht, weil wir Technik ablehnen, sondern weil Veränderungen oft zusätzlich zum vollen Kanzlei-Alltag oben drauf kommen und sich mehr nach Belastung als nach Erleichterung anfühlen.
Aus meiner Sicht scheitert Digitalisierung deshalb selten an der Software, sondern daran, wie wir Mitarbeitenden dabei mitgenommen werden – und daran, ob wir Digitalisierung meistern können oder nicht. Genau hier hat die Kanzleileitung einen entscheidenden Hebel: Wenn Sinn, Orientierung und Unterstützung spürbar sind, können wir Digitalisierung nicht nur akzeptieren, sondern gemeinsam meistern.
Hack 1: Sinn statt Software – Digitalisierung meistern beginnt mit dem Warum
Digitalisierung meistern heißt: Erst das Warum klären
Wenn bei uns in der Kanzlei eine neue digitale Lösung eingeführt wird, ist die erste Frage im Team selten: „Welche Software ist das?“ Viel öfter höre ich: „Warum machen wir das jetzt?“ Genau hier entscheidet sich, ob wir innerlich auf Durchzug schalten oder ob wir bereit sind, uns auf eine Veränderung einzulassen. Digitalisierung meistern wir als Team nur dann, wenn klar ist, wofür wir etwas tun, was dadurch für uns leichter wird und welches Problem damit gelöst werden soll.
Digitalisierung meistern im Alltag: Wenn das Warum greifbar wird
Als es bei uns um die stärkere Automatisierung in der Buchhaltung ging, hat unsere Kanzleileitung genau dieses Warum sehr konkret gemacht. Sie hat offen erklärt, wo heute Zeit verloren geht, welche Tätigkeiten uns fachlich unterfordern und wie digitale Prozesse langfristig Entlastung schaffen. Dieses ehrliche Erwartungsmanagement sorgt dafür, dass wir uns ernst genommen fühlen – und genau das ist die Basis, um Digitalisierung wirklich zu meistern.
Digitalisierung meistern im Alltag: Wenn das Warum greifbar wird
Als es bei uns um die stärkere Automatisierung in der Buchhaltung ging, hat unsere Kanzleileitung genau dieses Warum sehr konkret gemacht. Sie hat offen erklärt, wo heute Zeit verloren geht, welche Tätigkeiten uns fachlich unterfordern und wie digitale Prozesse langfristig Entlastung schaffen. Dieses ehrliche Erwartungsmanagement sorgt dafür, dass wir uns ernst genommen fühlen – und genau das ist die Basis, um Digitalisierung wirklich zu meistern.
Hack 2: Raum schaffen – Digitalisierung meistern braucht Zeit und Aufmerksamkeit
Veränderung braucht mehr als gute Vorsätze
Im Kanzlei-Alltag ist Zeit immer knapp. Fristen, Mandanten, Rückfragen – da bleibt wenig Luft für Neues. Genau deshalb scheitert Veränderung oft nicht am Wollen, sondern daran, dass sie „nebenbei“ laufen soll. Aus meiner Erfahrung können wir Digitalisierung nur dann meistern, wenn unsere Kanzleileitung ihr bewusst Raum gibt – zeitlich und gedanklich.
Wenn Zukunft einen festen Platz bekommt
Bei uns gibt es dafür feste Zeitfenster, in denen es nicht um Tagesgeschäft geht, sondern um den Blick nach vorne. Ein konkretes Beispiel ist unser Future Sushi: ein kurzes, regelmäßiges Format mit einem kleinen Impuls zu digitalen Entwicklungen, Messe-Eindrücken oder neuen Ideen und anschließendem Austausch. Kein Marathon, kein Pflichttermin – aber ein klares Signal: Zukunft ist wichtig.
Ergänzt wird das bei uns durch einen echten Zukunftsraum. Das ist ein bewusst anders gestalteter Raum, der nicht für Tagesgeschäft genutzt wird. Andere Farben, anderes Licht, andere Atmosphäre. Wenn wir dort zusammensitzen, ist sofort klar: Hier geht es nicht um Abarbeiten, sondern um Weiterdenken. Allein dieser räumliche Unterschied hilft enorm, den Kopf für Veränderung zu öffnen.
Unsere Meetings gestalten wir wie alle anderen Meetings auch möglichst effizient – schließlich wartet die „normale“ Arbeit ja auch noch. Mehr dazu findest du im Blogbeitrag „Meetings – Fluch oder Segen“.
Warum genau das so viel verändert
Wenn Veränderung einen festen Platz bekommt, verliert sie ihren Schrecken – genau so lässt sich Digitalisierung meistern. Digitalisierung wird dann nicht zur zusätzlichen Belastung, sondern zu einem normalen Teil unserer Arbeit. Für mich macht das einen großen Unterschied, weil ich weiß: Ich muss mich nicht „irgendwann nebenbei“ damit beschäftigen, sondern bekomme dafür bewusst Zeit und Aufmerksamkeit.
Ergänzt wird das bei uns durch einen echten Zukunftsraum. Das ist ein bewusst anders gestalteter Raum, der nicht für Tagesgeschäft genutzt wird. Andere Farben, anderes Licht, andere Atmosphäre. Wenn wir dort zusammensitzen, ist sofort klar: Hier geht es nicht um Abarbeiten, sondern um Weiterdenken. Allein dieser räumliche Unterschied hilft enorm, den Kopf für Veränderung zu öffnen.
Hack 3: Nicht alle müssen alles können – Digitalisierung meistern mit Vielfalt im Team
Unterschiedliche Stärken sind kein Problem, sondern ein Vorteil
Wenn Veränderung einen festen Platz bekommt, verliert sie ihren Schrecken – genau so lässt sich Digitalisierung meistern. Digitalisierung wird dann nicht zur zusätzlichen Belastung, sondern zu einem normalen Teil unserer Arbeit. Für mich macht das einen großen Unterschied, weil ich weiß: Ich muss mich nicht „irgendwann nebenbei“ damit beschäftigen, sondern bekomme dafür bewusst Zeit und Aufmerksamkeit.
Ergänzt wird das bei uns durch einen echten Zukunftsraum. Das ist ein bewusst anders gestalteter Raum, der nicht für Tagesgeschäft genutzt wird. Andere Farben, anderes Licht, andere Atmosphäre. Wenn wir dort zusammensitzen, ist sofort klar: Hier geht es nicht um Abarbeiten, sondern um Weiterdenken. Allein dieser räumliche Unterschied hilft enorm, den Kopf für Veränderung zu öffnen.
Lernen funktioniert besser im Tandem
In unserer Kanzlei arbeiten wir deshalb bewusst in Tandems: digital erfahrene Kolleginnen und Kollegen zusammen mit denen, die sich noch unsicher fühlen. Das nimmt enorm viel Druck raus. Fragen können ohne Scham gestellt werden, Wissen wird im Alltag weitergegeben und niemand hat das Gefühl, bloßgestellt zu werden.
Warum das den Wandel wirklich leichter macht
Was ich daran besonders schätze: Lernen läuft in beide Richtungen – und genau so können wir Digitalisierung meistern. Die einen bringen Neugier und Technikverständnis mit, die anderen Prozesswissen, Erfahrung und fachliche Tiefe. Genau diese Kombination sorgt dafür, dass sich Veränderung machbar anfühlt – und wir Digitalisierung Schritt für Schritt gemeinsam meistern.
Hack 4: Wandel sichtbar machen – Digitalisierung meistern im Kanzlei-Alltag
Veränderung braucht Orientierung, nicht nur Entscheidungen
Im Alltag einer Kanzlei laufen viele Dinge parallel, oft unter Zeitdruck. Gerade deshalb ist es wichtig, dass Veränderung nicht nur in Besprechungen oder Konzepten stattfindet, sondern auch im täglichen Arbeiten sichtbar wird. Unsere Kanzleileitung setzt bewusst Zeichen, die uns immer wieder daran erinnern, dass wir uns gemeinsam auf einem Entwicklungsweg befinden.
Wenn ein Satz mehr sagt als ein Projektplan
Ein gutes Beispiel dafür sind bei uns sichtbare Leitsätze im Kanzleiraum. Einer davon lautet: „Wir digitalisieren nicht, um schneller zu arbeiten – sondern um besser zu arbeiten.“ Dieser Satz hängt nicht zufällig dort. An stressigen Tagen holt er mich ab, rückt den Sinn hinter all den Veränderungen wieder gerade und zeigt, wofür die Kanzlei steht: Wandel ist kein persönliches Scheitern, sondern Teil unseres gemeinsamen Weges. Genau diese sichtbaren Anker geben Orientierung und machen Veränderung spürbar leichter.
Hack 5: Erfolge sichtbar machen – Digitalisierung meistern mit Motivation
Fokus Erfolg
Im Wandel sehen wir oft zuerst, was noch nicht klappt. Neue Abläufe haken, Dinge dauern länger als geplant und der Fokus liegt schnell auf den offenen Baustellen. Genau deshalb ist es so wichtig, bewusst wahrzunehmen, was bereits funktioniert.
Beispiel „Tor des Monats“
Ein schönes Beispiel dafür ist bei uns das „Tor des Monats“. Einmal im Monat schauen wir gemeinsam darauf, was in Sachen Digitalisierung gut gelaufen ist: ein Prozess, der jetzt rund läuft, ein Mandant, der digital richtig gut mitzieht, oder ein Kollege, der einen neuen Schritt gegangen ist. Diese Erfolge werden sichtbar gemacht und bewusst gewürdigt. Und einen Erfolg prämieren wir aals „Tor des Monats“.
Das wirkt stärker, als man denkt. Denn Anerkennung gibt Energie und zeigt uns im Team: Wir kommen voran. Und genau dieses Gefühl hilft, dranzubleiben und Veränderungen nicht als endlose Baustelle, sondern als gemeinsamen Fortschritt zu erleben.
Hack 6: Beteiligung statt Betroffenheit – Digitalisierung meistern im Team
Digitalisierung meistern gelingt nur mit Einbindung und klaren Rollen
Wenn Entscheidungen über unsere Köpfe hinweg getroffen werden, entsteht Widerstand. Werden wir frühzeitig einbezogen, wächst Verständnis und Bereitschaft.
Die Kanzleileitung entscheidet, bezieht uns aber als Sparringspartner ein. Diese Klarheit schafft Sicherheit – und echtes Mitdenken.
Und dazu gehören natürlich auch unsere Teamregeln, über die ich ja schon einen Blogbeitrag „Spielregeln Team – Zwischen Kindergeburtstag und Klartext“ geschrieben habe.
Hack 7: Raus aus der Kanzlei – rein in die Zukunft
Digitalisierung meistern durch Erleben statt Erklären
Manche Dinge lassen sich nicht sinnvoll am Bildschirm erklären – man muss sie erleben. Genau deshalb ist es aus meiner Sicht ein riesiger Unterschied, ob die Kanzleileitung allein auf Messen oder Veranstaltungen fährt oder ob Mitarbeitende bewusst mitgenommen werden. Digitalisierung meistern wir deutlich leichter, wenn wir selbst sehen, hören und fühlen, was sich draußen gerade tut.
Digitalisierung meistern durch Netzwerken
Auf Messen, Kongressen oder Fachveranstaltungen erleben wir, wie andere Kanzleien mit ähnlichen Herausforderungen umgehen. Nicht zuletzt tauschen wir uns in der geschützten und vertrauensvollen Umgebung im delfi-net miteinander aus. Wir hören von Erfolgen, aber auch von Stolpersteinen. Das relativiert vieles und nimmt den Druck, alles sofort perfekt machen zu müssen. Vor allem aber merken wir: Wir sind mit unseren Fragen nicht allein.
Digitalisierung meistern als gemeinsames Lernerlebnis
Besonders wertvoll ist für mich, dass solche Termine kein Einzelwissen erzeugen. Wir fahren gemeinsam hin, tauschen uns schon auf der Fahrt aus und reflektieren danach im Team, was wir gesehen haben. So entsteht ein gemeinsames Bild davon, wohin die Reise gehen kann – und nicht das Gefühl, dass Zukunftswissen nur bei wenigen hängen bleibt.
Digitalisierung meistern stärkt Vertrauen und Veränderungsbereitschaft
Wenn unsere Chefs uns zu solchen Veranstaltungen mitnehmen, ist das ein starkes Signal von Wertschätzung. Es zeigt: Eure Meinung zählt, Ihr sollt verstehen, warum wir bestimmte Entscheidungen treffen. Für mich erhöht das die Bereitschaft enorm, Veränderungen mitzutragen – auch dann, wenn sie im Alltag erst einmal anstrengend sind. Wir waren schon mehrmals auf der Steuerberater Expo und einer TaxArena.
Digitalisierung meistern heißt: Inspiration zulassen, nicht alles umsetzen
Nicht jede Idee von einer Messe wird umgesetzt – und das ist auch gar nicht der Anspruch. Entscheidend ist die Inspiration. Sie öffnet den Blick, macht Mut und hilft uns, Digitalisierung nicht als Bedrohung, sondern als Entwicklungschance zu sehen.
Meine Kollegin Jutta, die nicht immer die Erste sein muss, wenn es ums Testen eines neuen Tools geht, sagt immer: Glücklicherweise haben wir Chefs, die mit Hirn digitalisieren. Unsere Fragen sind immer: Was muss bleiben? Was wollen wir (warum) ändern? Was ist neu? Was kann weg? Und zwar genau in der Reihenfolge.
Unsere Vorgehensweise bei der Umsetzung der Digitalisierung findest du im Blogbeitrag „Go digital – der pfiffige rote Faden für die Digitalisierung“.
Bonus-Hack: Inno-Wear – Digitalisierung meistern sichtbar machen
Manchmal helfen ganz einfache Dinge, um im Kopf umzuschalten. Bei uns ist das die sogenannte Inno-Wear: Hoodies, T-Shirts oder andere Kleidungsstücke, die wir gezielt bei Zukunftsformaten, Workshops oder Veränderungsprojekten tragen. Klingt banal, wirkt aber erstaunlich stark.
Fazit: Digitalisierung meistern wir nicht allein – sondern als Team
Digitalisierung meistern wir nicht mit Tools oder Projektplänen, sondern mit Haltung, Vertrauen und einer Kanzleileitung, die uns Mitarbeitende wirklich mitnimmt. Wenn Sinn, Raum, Sicherheit, Anerkennung und Beteiligung zusammenkommen, wird aus Veränderung kein Stressfaktor, sondern gemeinsame Entwicklung.
Mein klarer Appell: Wenn Ihr Digitalisierung meistern wollt, schaut nicht zuerst auf Software – sondern darauf, wie Ihr Euer Team durch den Wandel führt. Denn Technik kann man kaufen, echte Bereitschaft nicht.
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