ChatGPT in der Kanzlei – 3 Praxisbeispiele, wie Dir die Künstliche Intelligenz KI im Alltag der Steuerberatungskanzlei das Leben leichter macht
ChatGPT hier, ChatGPT da. Ich hatte zwar schon einiges dazu gelesen, doch so ganz klar war mir nicht, wie dieses KI-Tool in der Steuerberatungskanzlei genutzt werden kann. Und da es vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in unserem delfi-net Steuerberater-Netzwerk ähnlich ging, hat Angela, eine der Netzwerk Anstifterinnen, im Juni ein Webinar extra für uns gehalten. (Und ja, Chefinnen und Chefs durften auch zuhören und konnten einiges lernen 😉
Meine wichtigsten Erkenntnisse daraus habe ich Euch mitgebracht, denn ich war echt überrascht, an wie vielen Stellen ChatGPT uns im Kanzleialltag helfen kann.
Vorweg ein paar Grundlagen – was ist ChatGPT, was kann es und was kann es nicht
Angela hat mit einer hilfreichen Grafik zur Einordnung begonnen. Denn es kursieren ja so viele Begriffe und Tools in Zusammenhang mit KI, das einem schnell mal schwindlig wird. Ich weiß jetzt jedenfalls, dass Maschinelles Lernen der Oberbegriff ist und ChatGPT eines von vielen Tools aus der Familie der Generativen Modelle.
Diese Modelle haben die Besonderheit, dass sie mit vielen – und zwar so richtig richtig vielen Millionen bzw. Billionen – Informationen gefüttert werden, in diesen Daten Muster und Zusammenhänge erkennen und daraus neue Ergebnisse erzeugen.
Wie sieht das konkret bei ChatGPT aus? Du gibst Deine Frage einfach in ein Textfeld ein und ChatGPT „errechnet“ aufgrund der vorhandenen Datenbasis die Antwort und formuliert die Sätze nach dem Motto: welches Wort kommt am wahrscheinlichsten als Nächstes. Und das gelingt erstaunlich gut: ChatGPT ist ein echter Formulierungskünstler.
Ich war echt verblüfft, als ich das live im Webinar gesehen habe. Angela hat direkt ein Praxisbeispiel, das wir Mitarbeiter alle kennen (Fehlende Belege vom Mandanten anfordern 😉 genommen. Schau Dir einfach die 2 Minuten an:
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Die Eingabe, die jemand macht, nennt sich übrigens Prompt. Und das Spannende dabei ist, dass Du diese Eingabe immer weiter verfeinern kannst, z.B. indem Du die Frage konkretisierst und / oder Hinweise zum Formulierungsstil gibst.
Wenn Du das selbst ausprobierst, mach Dir den Spaß und lass Dir den gleichen Text in einem anderen Stil formulieren, z.B. „Bitte schreibe diesen Text nochmal als Krimi / Im Stil von Harry Potter / als Märchen“. In unserer Kanzlei machen wir jetzt freitags immer eine ChatGPT-Challenge, wer den skurrillsten und lustigsten Mandantenbrief zu einem Thema schreiben lässt 😉
Die große Hilfestellung ist tatsächlich die Zeitersparnis beim Formulieren. Ich weiß ja nicht wie es Euch geht. Doch wenn ich Mandanten eine Mail oder einen Brief schreibe, sitze ich oft vor dem leeren Bildschirm und grüble über den Anfang nach. Und wenn es dann um die Inhalte geht, kann es ganz schön dauern, bis ich die passenden Worte gefunden habe. Jetzt habe ich eine fertige Vorlage, die ich nur noch anpassen muss. Das geht viel schneller und leichter von der Hand.
Hirn eingeschaltet lassen
ChatGPT ist inhaltlich nicht unbedingt auf der Höhe:
- Wenn Du mit der Gratisversion 3.5 arbeitest, basieren die Antworten auf dem Wissenstand von 2021. Erst mit der Bezahlversion 4.0 (kostet $ 20 monatlich oder wenn Du die Suchmaschine Bing nutzt) kann man auch auf aktuelles Wissen aus dem Web zugreifen.
- Die Informationen stammen aus Wissen, das gratis im Web verfügbar ist. Alles was hinter einer Bezahlschranke liegt (und das sind häufig die qualitativ hochwertigen Inhalte) wird nicht berücksichtigt. Wenn es um steuerliche Themen geht, stammt die Antwort also eher von einer Quelle wie gutefrage.net als von Haufe.
- ChatGPT erfindet Quellen und Inhalte, oder anders gesagt, es halluziniert gern mal, um den Anwender zufrieden zu stellen. In Amerika hat sich ein Anwalt sogar schon blamiert, weil ChatGPT komplette Gerichtsakten bei der Vorbereitung eines Falls erfunden hat https://t3n.de/news/anwalt-chatgpt-ki-support-fail-1555456/
Deshalb gilt bei uns die Regel: literarisch ist ChatGPT zwar ein Vollprofi, doch steuerlich behandeln wir es als Azubi.
Und noch ein Tipp, der selbstverständlich sein sollte: natürlich stellen wir keine Fragen mit Daten der Mandanten. Vertraulichkeit und Anonymität sind oberstes Gebot.
ChatGPT als Co-Pilot - 3 Praxisbeispiele
Mir gefällt der Begriff Co-Pilot, der im Webinar verwendet wurde. Denn das zeigt, dass wir als Menschen den Kurs vorgeben und verantwortlich sind für die Ergebnisse und der Co-Pilot unterstützt uns dabei.
Praxisbeispiel 1 – Mandanteninformationen verständlich formulieren
Zum Thema Fehlende Belege hast Du ja gerade schon das Beispiel gesehen. Das lässt sich auf so ziemlich alle Mandanteninformationen und Schreiben anwenden. Hier ein paar Prompts, die wir in unserer Kanzlei nutzen:
- „Bitte formuliere folgenden Brief empathischer“ – und dann haben wir einfach nach und nach unsere Mustertexte wie z.B. Versand der Steuererklärungen und Jahresabschluss mit Bitte um Unterschrift mit Copy und Paste reinkopiert.
- „Bitte schreibe eine Mandanteninformation zum Nachweis der Elternschaft für die Pflegeversicherung ab 1.7.2023“ – Im Webinar hat Angela mit diesem Thema den Unterschied von ChatGPT 3.5 und 4.0 gezeigt, das hat uns überzeugt, so dass wir mit 4.0 arbeiten.
- „Es folgt gleich eine Mandanteninformation zum Steuerrecht. Bitte schreibe es in einfachen Worten, so dass es ein Laie versteht“ – Hier haben wir eine DATEV-Info vom Juni umschreiben lassen (Originalüberschrift lautet Veräußerung eines Miteigentumanteils am Einfamilienhaus anlässlich Ehescheidung als privates Veräußerungsgeschäft steuerbar, die aktuell für einige unserer Mandanten interessant ist.
Besonders gut gefällt mir bei den Antworten, dass ChatGPT meistens gleich eine Struktur mit Aufzählungen oder Zwischenüberschriften liefert. Und wenn es das nicht tut, ergänze ich jetzt einfach „Bitte verwende Aufzählungspunkte“ oder „Bitte gliedere das Thema in 5 Abschnitte mit Zwischenüberschriften“. Und manchmal lasse ich mir Alternativen für den Betreff geben, z.B. bei der Mandanteninformation „Bitte formuliere dazu noch ein Betreff, dass die Aufmerksamkeit von Ehepaaren mit Immobilien weckt“, in diesem Fall hat ChatGPT 5 Varianten geliefert, die alle sehr gut gepasst haben.
Praxisbeispiel 2 – Excel-Formeln leicht gemacht
Excel ist bei uns in der Kanzlei natürlich ein zentrales Arbeits-Tool. Doch ich gestehe, eine Formelkünstlerin bin ich nicht unbedingt. Und wenn es dann mit SVerweis & Co. losgeht, frage ich immer meine Kollegin Anja, die das richtig gut draufhat.
Und jetzt habe ich quasi noch einen Kollegen, den ich fragen kann. Das Beispiel im Webinar war dazu ein echter Augenöffner, wieder mit einem ganz klassischen Praxisbeispiel:
Prompt:
„Ich brauche Deine Hilfe als Excel-Profi. Ich möchte mit einer Excel-Tabelle ausrechnen, ob sich bei einer Dienstwagennutzung die 1%-Methode oder das Fahrtenbuch auszahlt. Welche Angaben brauchst Du von mir, um diese Tabelle mit allen Formeln zu erstellen?“
Sehr cool, Du kannst ChatGPT einfach fragen, welche Informationen es von Dir braucht, wenn Du selbst unsicher bist (wie ich 😉 ChatGPT hat dann brav geantwortet und als nächstes kam der Prompt
„Kannst Du diese Tabelle vorab mit Musterdaten erstellen?“ – Klar kann es das und die Tabelle war auch optisch richtig schick. Und jetzt kam mein Wow-Moment mit dem Prompt:
„Kannst Du mir die Formeln, die hinter den Berechnungen sind, geben“ Und Voila hier sind sie
Und als I-Tüpfelchen haben wir uns dann dazu auch die Anleitung für eine Grafik dazu erstellen lassen. Mit einer Schritt für Schritt Anleitung für ein Säulendiagramm sieht der Mandant jetzt direkt im Vergleich, welche Methode besser ist.
Auch hier gilt natürlich wieder: sicherheitshalber mal alles durchchecken, da hat mir Anja dabei geholfen. Doch auch sie war begeistert, wie leicht sich Excel-Tabellen damit erstellen lassen.
Praxisbeispiel 3 – Mandanten für digitale Zusammenarbeit gewinnen
Ja, wir haben noch ein paar Mandanten, die ihre Pendelordner lieben. Und irgendwie ist es uns bis jetzt nicht gelungen, diese vom Nutzen der digitalen Zusammenarbeit zu überzeugen. Deshalb haben wir mit Hilfe von ChatGPT jetzt eine Charmeoffensive gestartet und uns Mandanteninfos und Gesprächsformulierungen schreiben lassen.
Folgende Prompts haben wir genutzt:
Prompt 1 Infoschreiben
Informiere unsere Mandanten über die Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit und hebe hervor, warum es wesentlich einfacher für den Mandanten selbst ist, digital zu arbeiten. Schreibe dazu 5 Nutzenpunkte und biete an, dass wir bei der Umstellung behilflich sind.
Prompt 2 Schreiben an Verweigerer
Schreibe diesen Text noch einmal mit dem Wissen, dass dieser Mandant sich seit 3 Jahren weigert auf digitale Zusammenarbeit umzustellen und wir uns von ihm trennen werden, falls er sich weiter weigert.
Prompt 3 Angebot für Umstellungsprozess
Erstelle zusätzlich ein Angebot für den Umstellungsprozess in drei Schritten und schlage dazu ein angemessenes Honorar vor (die Idee mit dem Honorar hatte unsere Chefin 😉 Wir haben dann auch nachgefragt, woher ChatGPT diese Zahlen hat und eine nachvollziehbare Antwort bekommen)
Prompt 4 Rollenspiel Telefonat
Wie können wir im Telefonat auf das Thema aufmerksam machen und wie damit umgehen, wenn die Mandanten ablehnend reagieren? Bitte beschreibe in Form eines Rollenspiels den Gesprächsverlauf. A ist der Kanzleimitarbeiter und B der Mandant. Ziel des Gesprächs ist es, dass der Mandant zustimmt oder die Konsequenzen kennt, dass bei Nicht-Umstellung das Mandat nicht mehr weiter geführt wird. Versuche so viele Einwände wie möglich zu finden und zu entkräften.
Prompt 5 Die Preisfrage
Finde schlagfertige Antworten, wenn der Mandant nach dem Preis für die Umstellung fragt und dann sagt, dass dieser Preis zu hoch ist.
Unser Fazit zu ChatGPT und den Einsatzmöglichkeiten in der Steuerberatungskanzlei
Wir waren alle erstaunt und positiv überrascht über die Ergebnisse, die ChatGPT geliefert hat. Und im Webinar haben wir noch ganz einige weitere Anwendungsmöglichkeiten gesehen, z.B.
- Checklisten erstellen – zur Abarbeitung einer monatlichen Buchhaltung inklusive Zwischenabschluss
- Ideen sammeln – was unternehmen wir bei der nächsten Weihnachtsfeier
- Inhalte aus PDFs zusammenfassen – sehr cool, es gibt das Tool chatpdf.com, in das Du einfach ein PDF hochlädst und dann eine Kurzfassung mit den wichtigsten Inhalten erhältst, z.B. vom Entwurf des Jahressteuergesetzes 2022 oder einem einzelnen Gesetz, wie dem §13b UstG
- Blog- und Socialmediabeträge verfassen
- Stellenanzeigen schreiben
Und die Schlussfolie des Webinars fasst die wichtigsten Erkenntnisse nochmal passend zusammen:
- KI-Tools werden zu Co-Piloten für Routinetätigkeiten. Schluss mit dem „Leere-Blatt-Syndrom“ 😉
- ChatGPT ist ein Formulierungskünstler mit Hang zur Halluzination
- Selbst Denken und Ergebnisse checken ist oberstes Gebot
- Neue Fähigkeit: Prompts formulieren (das ist sogar ein neues Berufsbild Prompt Engineer)
- Die Entwicklungsgeschwindigkeit der KI-Tools ist enorm – deshalb dran bleiben und damit arbeiten
Du willst Dir das delfi-net ChatGPT Webinar anschauen?
Wir finden, dass alle Mitarbeitenden in Steuerberatungskanzleien zumindest wissen sollten, was mit ChatGPT alles möglich ist.
Deshalb laden wir Euch ein, das Webinar anzuschauen. Am besten Ihr setzt Euch im Team zusammen und probiert die ersten Prompts selbst aus. So haben wir das bei uns auch in der Kanzlei gemacht.
Bildquellen
- ChatGPT Überblick Arten: Eigene
- ChatGPT Excel Formeln: eigen
- ChatGPT Umsetzungsschritte mit Honorar: Eigene
- 2306 ChatGPT Beitragsbild: Eigene
