ChatGPT in der Kanzlei – 3 Praxisbeispiele, wie Dir die Künstliche Intelligenz KI im Alltag der Steuerberatungskanzlei das Leben leichter macht
ChatGPT hier, ChatGPT da. KI (Künstliche Intelligenz)-Tools mit dem bekanntesten Vertreter ChatGPT sind in aller (Medien-) Munde und es gibt inzwischen zahlreiche Webinare und Fachpublikationen für Steuerberaterinnen und Steuerberater zum sinnvollen Einsatz der KI-Tools . In unserem Steuerberater-Netzwerk delfi-net haben wir inzwischen einige Erfahrungen damit gesammelt und ausprobiert, wo und wie ChatGPT im Kanzleialltag genutzt werden kann.
Die wichtigsten Erkenntnisse und Praxisbeispiele daraus zeigen wir in einem Webinar, das sich extra an Mitarbeitende in Steuerberatungskanzleien richtet. Schau Dir die Aufzeichnung gern an, zum Abschluss dieses Artikels findest Du den Link dazu.
Im Juni 2023 haben wir dazu bereits das erste Webinar abgehalten und die Inhalte jetzt auf den neuesten Stand gebracht. Und in dem dreiviertel Jahr hat sich schon wieder richtig viel getan.
Vorweg ein paar Grundlagen – was ist ChatGPT, was kann es und was kann es nicht
Angela, eine der delfi-net Partnerinnen, hat mit einer hilfreichen Grafik zur Einordnung begonnen. Denn es kursieren ja so viele Begriffe und Tools in Zusammenhang mit KI, das einem schnell mal schwindlig wird. Ich weiß jetzt jedenfalls, dass Maschinelles Lernen der Oberbegriff ist und ChatGPT eines von vielen Tools aus der Familie der Generativen Modelle.
Diese Modelle haben die Besonderheit, dass sie mit vielen – und zwar so richtig richtig vielen Millionen bzw. Billionen – Informationen gefüttert werden, in diesen Daten Muster und Zusammenhänge erkennen und daraus neue Ergebnisse erzeugen.
Wie sieht das konkret bei ChatGPT aus? Du gibst Deine Frage einfach in ein Textfeld ein und ChatGPT „errechnet“ aufgrund der vorhandenen Datenbasis die Antwort und formuliert die Sätze nach dem Motto: welches Wort kommt am wahrscheinlichsten als Nächstes. Und das gelingt erstaunlich gut: ChatGPT ist ein echter Formulierungskünstler.
Ich war echt verblüfft, als ich das live im Webinar gesehen habe. Angela hat direkt ein Praxisbeispiel, das wir Mitarbeiter alle kennen (Fehlende Belege vom Mandanten anfordern 😉 genommen. Schau Dir einfach die 2 Minuten an:
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Die Eingabe, die jemand macht, nennt sich übrigens Prompt. Und das Spannende dabei ist, dass Du diese Eingabe immer weiter verfeinern kannst, z.B. indem Du die Frage konkretisierst und / oder Hinweise zum Formulierungsstil gibst.
Wenn Du das selbst ausprobierst, mach Dir den Spaß und lass Dir den gleichen Text in einem anderen Stil formulieren, z.B. „Bitte schreibe diesen Text nochmal als Krimi / Im Stil von Harry Potter / als Märchen“. In unserer Kanzlei machen wir jetzt freitags immer eine ChatGPT-Challenge, wer den skurrillsten und lustigsten Mandantenbrief zu einem Thema schreiben lässt 😉
Die große Hilfestellung ist tatsächlich die Zeitersparnis beim Formulieren. Ich weiß ja nicht wie es Euch geht. Doch wenn ich Mandanten eine Mail oder einen Brief schreibe, sitze ich oft vor dem leeren Bildschirm und grüble über den Anfang nach. Und wenn es dann um die Inhalte geht, kann es ganz schön dauern, bis ich die passenden Worte gefunden habe. Jetzt habe ich eine fertige Vorlage, die ich nur noch anpassen muss. Das geht viel schneller und leichter von der Hand.
Hirn eingeschaltet lassen
ChatGPT ist inhaltlich nicht unbedingt auf der Höhe:
- Wenn Du mit der Gratisversion 3.5 arbeitest, basieren die Antworten auf dem Wissenstand von 2021. Erst mit der Bezahlversion 4.0 (kostet $ 20 monatlich oder wenn Du die Suchmaschine Bing nutzt) kann man auch auf aktuelles Wissen aus dem Web zugreifen.
- Die Informationen stammen aus Wissen, das gratis im Web verfügbar ist. Alles was hinter einer Bezahlschranke liegt (und das sind häufig die qualitativ hochwertigen Inhalte) wird nicht berücksichtigt. Wenn es um steuerliche Themen geht, stammt die Antwort also eher von einer Quelle wie gutefrage.net als von Haufe.
- ChatGPT erfindet Quellen und Inhalte, oder anders gesagt, es halluziniert gern mal, um den Anwender zufrieden zu stellen. In Amerika hat sich ein Anwalt sogar schon blamiert, weil ChatGPT komplette Gerichtsakten bei der Vorbereitung eines Falls erfunden hat https://t3n.de/news/anwalt-chatgpt-ki-support-fail-1555456/
Deshalb gilt bei uns die Regel: literarisch ist ChatGPT zwar ein Vollprofi, doch steuerlich behandeln wir es als Azubi.
Und noch ein Tipp, der selbstverständlich sein sollte: natürlich stellen wir keine Fragen mit Daten der Mandanten. Vertraulichkeit und Anonymität sind oberstes Gebot.
ChatGPT als Co-Pilot - 3 Praxisbeispiele
Mir gefällt der Begriff Co-Pilot, der im Webinar verwendet wurde. Denn das zeigt, dass wir als Menschen den Kurs vorgeben und verantwortlich sind für die Ergebnisse und der Co-Pilot unterstützt uns dabei.
Praxisbeispiel 1 – Mandanteninformationen verständlich formulieren
Zum Thema Fehlende Belege hast Du ja gerade schon das Beispiel gesehen. Das lässt sich auf so ziemlich alle Mandanteninformationen und Schreiben anwenden. Hier ein paar Prompts, die wir in unserer Kanzlei nutzen:
- „Bitte formuliere folgenden Brief empathischer“ – und dann haben wir einfach nach und nach unsere Mustertexte wie z.B. Versand der Steuererklärungen und Jahresabschluss mit Bitte um Unterschrift mit Copy und Paste reinkopiert.
- „Bitte schreibe eine Mandanteninformation zum Mindestlohn ab 1.1.2024“ – Im Webinar zeigt Angela mit diesem Thema den Unterschied von ChatGPT 3.5 und 4.0. Das hat uns überzeugt, so dass wir mit 4.0 arbeiten.
- „Es folgt gleich eine Mandanteninformation zum Steuerrecht. Bitte schreibe es in einfachen Worten, so dass es ein Laie versteht“ – Hier haben wir eine DATEV-Info vom März 2024 umschreiben lassen (Originalüberschrift lautet Was hat es mit dem Progressionsvorbehalt auf sich)
Besonders gut gefällt mir bei den Antworten, dass ChatGPT meistens gleich eine Struktur mit Aufzählungen oder Zwischenüberschriften liefert. Und wenn es das nicht tut, ergänze ich jetzt einfach „Bitte verwende Aufzählungspunkte“ oder „Bitte gliedere das Thema in 5 Abschnitte mit Zwischenüberschriften“.
Und manchmal lasse ich mir Alternativen für den Betreff geben, z.B. bei der Mandanteninformation „Bitte formuliere dazu noch ein Betreff, dass die Aufmerksamkeit des Lesers weckt“, in diesem Fall hat ChatGPT 5 Varianten geliefert, die alle sehr gut gepasst haben.
Praxisbeispiel 2 – Excel-Formeln leicht gemacht
Excel ist bei uns in der Kanzlei natürlich ein zentrales Arbeits-Tool. Doch ich gestehe, eine Formelkünstlerin bin ich nicht unbedingt. Und wenn es dann mit SVerweis & Co. losgeht, frage ich immer meine Kollegin Anja, die das richtig gut draufhat.
Und jetzt habe ich quasi noch einen Kollegen, den ich fragen kann. Das Beispiel im Webinar war dazu ein echter Augenöffner, wieder mit einem ganz klassischen Praxisbeispiel:
Prompt:
„Ich brauche Deine Hilfe als Excel-Profi. Ich möchte mit einer Excel-Tabelle ausrechnen, ob sich bei einer Dienstwagennutzung die 1%-Methode oder das Fahrtenbuch auszahlt. Welche Angaben brauchst Du von mir, um diese Tabelle mit allen Formeln zu erstellen?“
Sehr cool, Du kannst ChatGPT einfach fragen, welche Informationen es von Dir braucht, wenn Du selbst unsicher bist (wie ich 😉 ChatGPT hat dann brav geantwortet und als nächstes kam der Prompt
„Kannst Du diese Tabelle vorab mit Musterdaten erstellen?“ – Klar kann es das und die Tabelle war auch optisch richtig schick. Und jetzt kam mein Wow-Moment mit dem Prompt:
„Kannst Du mir die Formeln, die hinter den Berechnungen sind, geben“ Und Voila hier sind sie
Und als I-Tüpfelchen haben wir uns dann dazu auch die Anleitung für eine Grafik dazu erstellen lassen. Mit einer Schritt für Schritt Anleitung für ein Säulendiagramm sieht der Mandant jetzt direkt im Vergleich, welche Methode besser ist.
Auch hier gilt natürlich wieder: sicherheitshalber mal alles durchchecken, da hat mir Anja dabei geholfen. Doch auch sie war begeistert, wie leicht sich Excel-Tabellen damit erstellen lassen.
Praxisbeispiel 3 – Informationen zusammenfassen lassen
Wenn es Neuerungen im Steuerrecht gibt, tu ich mir manchmal schwer, auf die Schnelle die wichtigsten Punkte herauszufinden.
Inzwischen kannst Du in ChatGPT einfach Dokumente hochladen und das von der KI für Dich machen lassen.
Im Webinar siehst Du das anhand einer Spezialinfo zum MoPeG. Das ursprüngliche Dokument hat 28 Seiten und ChatGPT fasst das in 7 Punkten zusammen. Und weil wir im Prompt drum gebeten haben, gibt es noch eine Checkliste mit ToDos für Unternehmer obendrauf.
Unser Fazit zu ChatGPT und den Einsatzmöglichkeiten in der Steuerberatungskanzlei
Wir waren alle erstaunt und positiv überrascht über die Ergebnisse, die ChatGPT geliefert hat. Und im Webinar haben wir noch einige weitere Anwendungsmöglichkeiten gesehen, z.B.
- Checklisten erstellen – zur Abarbeitung einer monatlichen Buchhaltung inklusive Zwischenabschluss
- Ideen sammeln – was unternehmen wir bei der nächsten Weihnachtsfeier
Und die Schlussfolie des Webinars fasst die wichtigsten Erkenntnisse nochmal passend zusammen:
- KI-Tools werden zu Co-Piloten für Routinetätigkeiten. Schluss mit dem „Leere-Blatt-Syndrom“ 😉
- ChatGPT ist ein Formulierungskünstler mit Hang zur Halluzination
- Selbst Denken und Ergebnisse checken ist oberstes Gebot
- Neue Fähigkeit: Prompts formulieren (das ist sogar ein neues Berufsbild Prompt Engineer)
- Die Entwicklungsgeschwindigkeit der KI-Tools ist enorm – deshalb dran bleiben und damit arbeiten
Du willst Dir das delfi-net ChatGPT Webinar anschauen?
Wir finden, dass alle Mitarbeitenden in Steuerberatungskanzleien zumindest wissen sollten, was mit ChatGPT alles möglich ist.
Deshalb laden wir Euch ein, das Webinar anzuschauen. Am besten Ihr setzt Euch im Team zusammen und probiert die ersten Prompts selbst aus. So haben wir das bei uns auch in der Kanzlei gemacht.
Bildquellen
- ChatGPT Überblick Arten: Eigene
- ChatGPT Excel Formeln: eigen
- 2306 ChatGPT Beitragsbild: Eigene
