Urlaubszeit – und keiner ist wirklich weg?
Urlaubszeit in der Kanzlei. Das bedeutet: Die einen sind weg, die anderen springen. Klingt fair – ist es aber meistens nicht. Denn seien wir ehrlich: Wenn jemand aus dem Team Urlaub macht, sieht es bei uns oft so aus:
Davor: Stress pur, um noch alles „fertig“ zu bekommen.
Währenddessen: Vertretung light – ein bisschen Mails lesen, ein paar Anrufe entgegennehmen.
Danach: Noch mehr Stress. Der Schreibtisch quillt über, Aufgaben haben sich gestapelt, Mandanten sind genervt, weil niemand so wirklich zuständig war.
So war es jedenfalls früher bei uns. Ich – Smartee – bin inzwischen nicht mehr ganz grün hinter den Ohren. Und ich habe zu viele dieser „Feuerwehr-Vertretungen“ erlebt, bei denen alle irgendwie improvisieren und keiner wirklich entlastet wird. Also haben wir uns hingesetzt und gesagt: Es muss besser gehen.
Vertretung? Bitte nicht mehr spontan!
Warum echte Vertretung schon mit der Planung beginnt
Wir haben angefangen, Vertretung nicht als spontane Reaktion auf Krankheit oder Urlaub zu sehen, sondern als Planungsaufgabe. Dazu gehört:
- Frühzeitige Urlaubsplanung: Bei uns gibt es jetzt „Urlaubsfenster“, die schon im Januar im Team abgestimmt werden.
- Vertretungsteams: Jeder hat eine feste Vertretung – und ist selbst für jemanden Vertretung. So bleibt Wissen im Kreis.
- Vertretungsplan: Klingt wie aus der Schule – ist aber Gold wert. Wer, wann, für wen zuständig ist, steht bei uns ganz klar im Plan.
Dokumentation als Superkraft
Was uns wirklich geholfen hat: Alles aufschreiben. Und zwar nicht nur, was zu tun ist, sondern auch wie.
Was bedeutet das konkret?
- Prozessinfos: Wie läuft eine typische UStVA bei Mandant X ab?
- Mandantenbesonderheiten: Hat der Mandant vielleicht spezielle Wünsche? Arbeitet er mit Amazon? Hat er mehrere Firmen?
- Arbeitsstand: Wie weit ist der Fall? Was wurde gemacht, was fehlt noch?
- Auftragsumfang: Was hat der Mandant überhaupt beauftragt – und was nicht?
Das klingt nach viel – aber unser Motto war: Einmal ordentlich dokumentieren, danach nur noch aktualisieren. Hat echt gut funktioniert.
Vertretung bedeutet auch Kommunikation
Intern – Wissen teilen, bevor es zu spät ist
Wir haben eingeführt: Übergabegespräche. Mindestens 15 Minuten mit der Vertretung, am besten mit einer Checkliste in der Hand. Dabei klären wir:
- Welche Fälle brauchen während der Abwesenheit besondere Aufmerksamkeit?
- Was ist wirklich zeitkritisch?
- Wo liegen alle relevanten Unterlagen?
Und wenn’s mal nicht möglich ist? Dann hilft unsere neue „Digitale Übergabemappe“ im DMS – dort werden die wichtigsten Punkte eingetragen.
Extern – Mandanten nicht im Regen stehen lassen
Früher lautete unsere Abwesenheitsnotiz:
„Ich bin nicht da. Ihre Mail wird nicht gelesen. Viel Glück.“
Heute wissen wir: So etwas geht gar nicht. Dank eines Workshops zur Empathie in E-Mails (Danke an unsere neue Kollegin Julia!) haben wir die Texte komplett überarbeitet.
Beispiel:
„Danke für Ihre Mail. Ich bin am 29. August wieder im Büro und unterstütze Sie dann wie gewohnt. Für zeitkritische Anliegen steht Ihnen meine Kollegin Anette Hilfreich unter a.hilfreich@kanzlei.de zur Verfügung.“
Hier ist das Wort „zeitkritisch“ Tatsächlich wichtig. Es gibt den Mandanten noch einmal die Möglichkeit, darüber nachzudenken, ob es tatsächlich soo „dringend“ ist, wie er im ersten Moment gedacht hat.
Und das Beste: Unsere Mandanten loben uns dafür. Vor allem, wenn sie schon im Vorfeld persönlich informiert wurden – bei unseren A-Mandanten ist das inzwischen Standard.
Mehr Tipps für eine gute Mail-Kommunikation mit Mandanten, die auch Wirkung zeigt, findest du übrigens in unserem Blogbeitrag: „Mails mit Wumms“
Vertretung in der Praxis – unsere besten Tipps
Vertretung ist kein Zusatzjob – sie ist Teil der Verantwortung
Das war eine wichtige Erkenntnis für uns: Wer vertritt, übernimmt Verantwortung. Und zwar nicht „mal eben so“, sondern strukturiert. Deshalb haben wir bei uns in der Kanzlei Folgendes etabliert:
- Zeitfenster für Vertretungen werden im Wochenplan berücksichtigt.
- Vertretungsprämien: Wer eine längere Vertretung gut macht, bekommt einen kleinen Bonus – das motiviert!
- Rückblickrunde: Nach der Rückkehr gibt’s ein kurzes Gespräch mit der Vertretung. Was lief gut? Was war schwierig?
Vertretung bei Krankheit – der spontane Notfallplan
Nicht alles ist planbar – aber manches ist vorbereitbar. Unser „Notfall-Vertretungsplan“ enthält:
- Wer wird informiert? (Chef, Sekretariat, Vertretung)
- Wo sind offene Aufgaben dokumentiert? (DMS, To-Do-Liste)
- Welche Mails müssen priorisiert werden?
- Wie wird die Kommunikation nach außen geregelt?
Übrigens: Auch bei Krankheit gilt – Abwesenheitsassistent mit Perspektive und Empathie ist Pflicht! Kein Mandant will hören: „Ihre Mail wird nicht weitergeleitet.“
Vertretung heißt nicht: alles machen – sondern das Richtige
Früher war die Vertretung oft überfordert, weil niemand klar gesagt hat, was eigentlich erwartet wird. Heute ist das anders. Unsere Devise:
Nicht alles übernehmen – sondern das Relevante.
Dazu zählen:
- Fristen und Fristverlängerungen
- Zahlungserinnerungen
- Wichtige (nicht „eilige“) Rückfragen von Mandanten
- Kommunikation mit dem Finanzamt
Was NICHT zählt:
- Jede Buchung kontrollieren
- Jeden Vorgang bis ins letzte Detail nachverfolgen
- Alles genauso machen wie die Stammkraft
Smartees-Tipp
Du vertrittst deine Kollegen im Urlaub?
Damit du dich nicht zwischen deinen eigenen Aufgaben und den Vertretungsaufgaben aufreibst, nutze das Konzept der Stillen Stunden auch hier. Blocke deinen Kalender jeden Tag eine halbe Stunde, um die Vertretungsaufgaben für deine Kollegin zu checken und dann zu planen. Denke mal daran, nichts muss sofort.
Mehr zum Thema Stille Stunden findest du in unserem Blog Beitrag: „Konzentriertes Arbeiten“
Vertretung bei Mitarbeitenden-Wechsel – Staffelstab statt Stolperfalle
Egal ob Kündigung oder Elternzeit – auch bei längerem Ausfall muss Vertretung laufen. Unsere Lösung: Staffelübergabe wie beim 400-Meter-Lauf.
- Parallelphase von ein bis zwei Wochen
- Gemeinsames Abarbeiten von To-Dos
- Offenes Dokument für Rückfragen
- Unterstützung durch das Team statt „Abschieben“ ins kalte Wasser
Und auch hier gilt: Mandanten persönlich informieren! Viele nehmen Wechsel entspannter, wenn sie frühzeitig eingebunden werden.
Fazit – Vertretung ist keine Notlösung, sondern Kanzleiqualität
Ich sage es mal ganz deutlich: Vertretung ist kein lästiger Mehraufwand. Sie ist ein Qualitätsmerkmal. Wer das verstanden hat, macht sich das Leben leichter – und zwar für alle Beteiligten:
- Die abwesende Person hat wirklich frei.
- Die Vertretung arbeitet klar, strukturiert und mit weniger Stress.
- Die Mandanten fühlen sich gut aufgehoben.
- Die Kanzlei wirkt professionell – auch bei Abwesenheiten.
Wir sind noch nicht perfekt, aber wir sind auf einem guten Weg. Und wenn Du jetzt sagst: „Puh, das klingt nach viel Arbeit“ – dann denk an folgendes:
Vertretung richtig gedacht spart Energie, Nerven und Zeit.
