Das Meeting – ein Thema, das alle angeht
Es ist ein ganz normaler Dienstagmorgen, als Thomas den Besprechungsraum reserviert – mit dem schlichten Kalenderhinweis: „Kurzes Team-Meeting, wichtiges Thema.“ Solche Einladungen haben bei uns in der Kanzlei immer einen leichten Unterhaltungswert. Jutta raunt schon auf dem Weg zur Kaffeemaschine: „Wenn Thomas ‚kurz‘ sagt, plane ich eine Stunde ein.“
Sie liegt damit nicht ganz falsch.
Übrigens – unsere Meetings sind mittlerweile eigentlich sehr effizient – darüber habe ich schon im Blogbeitrag „Meetings – Fluch oder Segen“ berichtet.
Thomas und Rhena haben sich etwas vorgenommen: Sie wollen das Thema Beratung – und zwar Beratung durch uns, das Team – endlich konkret angehen. Nicht als vages Ziel irgendwo auf der Jahresplanung, sondern als gelebte Praxis im Kanzleialltag. Das Motto: Beratung sichtbar machen. Thomas zeigt uns ein Video auf Instagram – Haarsträubend wie da über Steuerberater und damit auch über uns Mitarbeitende hergezogen wird.
„Ich höre das Wort ‚Beratung‘ und denke sofort an große Strategiegespräche mit Flipchart“, sagt Jutta, die Arme verschränkt, aber mit einem Schmunzeln. „Dafür fehlt mir ehrlich gesagt die Zeit – und auch ein bisschen der Mut.“
Ich kenne dieses Gefühl. Beratung – das klingt immer nach etwas, das die anderen machen. Die Chefs. Die mit dem großen Überblick.
Aber dann meldet sich Jasmin. Und Jasmin hat eine Art, Dinge zu sagen, die einen sofort innehalten lassen.
„Ich mache das eigentlich schon“, sagt sie ruhig. „Ich nenne es bisher nur nicht so.“
Was ist eigentlich Beratung?
Jasmins Satz hängt kurz im Raum. „Ich mache das eigentlich schon. Ich nenne es bisher nur nicht so.“
Thomas nickt. Genau das ist sein Punkt. „Wir haben eine ziemlich enge Vorstellung davon, was Beratung ist“, sagt er. „Dabei passiert sie bei uns jeden Tag – wir sehen sie nur nicht. Und damit nimmt sie der Mandant auch nicht wahr…“
Und er hat recht. Beratung ist nicht nur das große Jahresgespräch mit Agenda und Präsentation. Beratung ist der Moment, in dem ich einem Mandanten erkläre, warum seine Umsatzsteuervoranmeldung dieses Mal anders aussieht. Es ist der kurze Anruf, wenn mir bei der Buchführung etwas auffällt, das nicht stimmt. Es ist die Frage, die ich stelle, bevor ein Problem entsteht – nicht erst, wenn es schon da ist.
Kurz gesagt: Beratung sichtbar machen beginnt damit, zu erkennen, dass wir sie längst leisten.
„Das tägliche Kanzlei-Tetris“, wie Rhena es nennt – das ständige Jonglieren mit Fristen, Rückfragen, Belegen und Bescheiden – steckt voller Beratungsmomente. Wir nennen sie nur nie so. Und genau das ist der entscheidende Unterschied: nicht was wir tun, sondern ob wir es, also die Beratung sichtbar machen.
Beratung sichtbar machen – zwei konkrete Beispiele
Die BWA – mehr als Zahlen liefern
„Und was machen wir konkret?“ – Juttas Frage kommt prompt. Zu Recht. Denn schöne Gedanken sind das eine, der Kanzleialltag das andere.
Thomas hat eine Antwort: die BWA. Nicht als Pflichtlieferung, sondern als Gesprächsanlass.
Eine BWA ohne Kommentar ist wertlos. Das klingt hart, aber es stimmt. Wenn wir dem Mandanten jeden Monat eine PDF in sein Portal legen und nichts dazu sagen, ist das verpasste Beratung. Der Mandant sieht Zahlen – aber er versteht sie oft nicht, und er weiß nicht, was er damit anfangen soll. Wir schon.
Genau hier liegt unsere Chance. Ein kurzer Blick auf die BWA, eine gezielte Beobachtung – und schon entsteht ein Beratungsmoment. Zum Beispiel so:
„Mir ist aufgefallen, dass in den letzten drei Monaten wieder Überziehungszinsen auftauchen. Das könnte ein Hinweis auf ein Liquiditätsproblem sein – sollen wir das mal gemeinsam anschauen?“
Das ist keine große Analyse. Das ist ein aufmerksamer Blick – und genau das macht den Unterschied für den Mandanten.
Natürlich geht das nicht für jeden Mandanten jeden Monat – das wäre unrealistisch, und Jutta hätte sofort recht mit ihrem Zeitargument. Deshalb einigen wir uns auf einen pragmatischen Einstieg: das Erfolgsradar für A- und B-Mandanten.
Jeden Monat nehmen wir uns drei Mandanten vor, schauen gezielt auf ihre BWA – und melden uns mit einer konkreten Beobachtung. Nicht mehr, nicht weniger. Drei Mandanten, ein kurzer Impuls, echte Wirkung. Beratung sichtbar? Check!
Wie wir uns grundsätzlich mehr Zeit für wichtige Aufgaben schaffen erfährst Du im Blogbeitrag“Konzentriertes Arbeiten“
Steuerplanung – Sicherheit für den Mandanten
Die Vorauszahlungen unserer Mandanten haben wir ohnehin im Blick – mindestens zweimal im Jahr prüfen wir, ob sie noch passen. Das ist längst Routine. Aber hier passiert etwas Interessantes: Wenn die Vorauszahlungen stimmen, sagen wir… nichts. Wir melden uns nur, wenn etwas nicht passt.
Dabei ist genau das die verpasste Chance. Denn auch die positive Meldung ist Beratung – vielleicht sogar die wertvollste. Ein kurzer Satz wie:
„Ich habe Ihre Vorauszahlungen geprüft – alles passt, Sie sind auf der sicheren Seite.“
…lässt den Mandanten ruhiger schlafen. Er weiß: Jemand denkt mit. Jemand hat einen Blick drauf. Das ist Sicherheit – und Sicherheit und Vertrauen sind einer der stärksten Werte, den wir als Kanzlei liefern können. So einfach kann es sein, Beratung sichtbar zu machen.
Für A-Mandanten lohnt es sich, diesen Check monatlich in den Blick zu nehmen. Nicht immer gibt es etwas zu berichten – aber der Mandant merkt, dass wir da sind. Und das macht Beratung sichtbar, ohne dass wir ein einziges neues Produkt erfinden müssen.
Die Kommunikations-Rakete – so zündet Beratung beim Mandanten
Beratung sichtbar machen bedeutet nicht nur, die richtigen Dinge zu tun – es bedeutet auch, sie auszusprechen. Das Wort „Beratung“ muss fallen. In der Mail, im Telefonat, im kurzen Hinweis beim Belegaustausch. Nicht aufgesetzt, nicht verkäuferisch – sondern einfach klar und selbstverständlich.
Jasmin bringt es im Meeting auf den Punkt: „Ich habe gemerkt, dass Mandanten viel aufmerksamer zuhören, wenn ich sage: ‚Ich habe das für Sie geprüft‘ statt ‚Da war noch was.‘ Das ist derselbe Inhalt – aber ein völlig anderes Gefühl.“
Genau das ist die Kunst. Und sie lässt sich üben. Hier zwei Beispiele aus unserem Alltag:
Die Lohnvorwegberechnung – kein „mal eben", sondern echter Mehrwert
Mandanten brauchen für Lohnerhöhungen und neue Mitarbeiter immer mal wieder eine Lohnvorwegberechnung.
Unsere Kommunikation bis heute:
„Kein Problem, da mach ich Ihnen (mal eben) eine Lohnvorwegberechnung.“ Das „mal eben“ wird nicht immer ausgesprochen, schwebt aber quasi mit.
Unsere Kommunikation ab heute:
„Da beraten ich Sie gern. Mit unserer Lohnsimulation haben Sie dann eine guten Kostenüberblick für Ihre Entscheidung.“
Ihr merkt den Unterschied oder?
Tipp: Denkt Euch für die rein „technischen“ Namen von Datev und Co bessere Titel aus. Aus der BWA wurde ja schon das Erfolgsradar. Im Gespräch über fehlende Belege reden wir von „Vorsteueroptimierung“.
Denn für den Mandanten ist das alles kein „mal eben“ – das ist bares Geld. Und wenn wir es so kommunizieren, merkt er das auch.
Vermietung und Verpachtung: Wer früh fragt, spart später Ärger
Wer Werbungskosten aus Vermietung und Verpachtung geltend machen will, muss eine ernsthafte Vermietungsabsicht nachweisen können. Klingt abstrakt – wird aber sehr konkret, wenn eine Wohnung am 31. Dezember seit mehr als sechs Monaten leer steht. Ab dem siebten Monat wird das Finanzamt hellhörig.
Wir sehen das in den Unterlagen. Wir könnten es einfach buchen und weitermachen. Oder wir greifen kurz zum Telefon:
„Mir ist aufgefallen, dass die Wohnung in der Schlossallee seit einigen Monaten leer steht. Ab dem siebten Monat kann das Finanzamt die Vermietungsabsicht in Frage stellen – und dann werden die Werbungskosten kritisch. Haben Sie schon Schritte zur Vermietung unternommen (zum Beispiel Anzeigen geschaltet, Besichtigungstermine vereinbart, die wir dokumentieren sollten?“
Eine Frage. Vielleicht zwei Minuten. Aber für den Mandanten ist das Gold wert – weil wir mitdenken, bevor er ein Problem hat. Und das ist Beratung sichtbar machen in Reinform.
Fazit: Beratung ist – schon da
„Beratung sichtbar machen – das klingt groß, fängt aber mit einem einzigen Satz an: ‚Ich mache das eigentlich schon – ich nenne es bisher nur nicht so.‘ Wie wir im Team-Meeting entdeckt haben, dass wir längst beraten – und warum das Wort ‚Beratung‘ ab sofort inflationär fallen sollte.“
Als das Meeting zu Ende ist, nehme ich einen Gedanken mit, der mich noch eine Weile beschäftigt: Wir beraten jeden Tag. Wir tun es beim Blick auf die BWA, beim Prüfen der Vorauszahlungen, beim kurzen Anruf wegen der Schlossallee. Wir haben es nur nie so genannt.
Und genau das ändern wir jetzt.
Die gute Nachricht: Es braucht keine neuen Produkte, keine großen Strategiegespräche, keine Flipcharts. Es braucht nur eines – das Wort. Wer Beratung sichtbar machen will, muss „Beratung“ sagen. Inflationär. In jeder Mail, in jedem Telefonat, in jedem kurzen Hinweis. Nicht weil es sich gut anhört, sondern weil es stimmt.
Denn was der Mandant nicht hört, das nimmt er nicht wahr. Und was er nicht wahrnimmt, das hat für ihn keinen Wert.
Jutta hat am Ende des Meetings übrigens geschmunzelt. „Okay“, hat sie gesagt, „drei Mandanten pro Monat. Das schaffe ich.“ Ich auch, Jutta. Ich auch.
