Zukunft Steuerfachangestellte – von der Erstellung zur Gestaltung

KI kommt, gute Leute fehlen: Wie wir die Zukunft als Steuerfachangestellte trotzdem gestalten.

Donnerstag, 10:30 Uhr: Ein Kaffee, der alles verändert.

Es ist kurz nach halb elf, und ich stehe in der Küche und warte auf meinen Kaffee. Durch die Glastür sehe ich Jutta an ihrem Schreibtisch – Kopf leicht gesenkt, Finger auf der Tastatur, konzentriert wie immer. Sie arbeitet gerade eine Steuererklärung durch, das sehe ich an der Art, wie sie zwischendurch kurz inne hält, etwas prüft, weitertippt. Jutta macht das seit Jahren so. Zuverlässig, sorgfältig, schnell.

Und trotzdem frage ich mich in diesem Moment: Wird das in fünf Jahren noch genauso aussehen?

Nicht weil Jutta irgendetwas falsch macht. Sondern weil ich das Gefühl nicht loswerde, dass sich gerade etwas verschiebt – in unserem Beruf, in unserer Kanzlei, in dem, was von uns erwartet wird. Und dass wir gut daran tun, das nicht einfach zu ignorieren, sondern gemeinsam anzuschauen. Wie wird das sein „Zukunft Fachangestellte“?

Die unbequemen Zahlen: Zukunft Steuerfachangestellte und Fachkräftemangel.

Letzte Woche habe ich an einem Webinar des delfi-net teilgenommen – eines dieser Online-Formate, bei denen man eigentlich nebenbei noch die Ablage erledigen will und dann doch plötzlich sehr aufmerksam zuhört. Das Thema: Fachkräftemangel und die Zukunft der Steuerkanzlei. Ich habe mir ein paar Zahlen notiert, und die haben mich seitdem nicht mehr losgelassen.

Die Zahlen …

Laut der aktuellen STAX-Studie 2024 berichten 72,7 Prozent der Kanzleien in der Steuer- und Rechtsberatung vom Fachkräftemangel. 75,7 Prozent der Berufsausübungsgesellschaften suchen Steuerfachangestellte – und nur 23,2 Prozent der Einzelkanzleien konnten alle offenen Stellen tatsächlich besetzen. Gleichzeitig sinkt die Zahl der Auszubildenden. Nachwuchs, der früher fast selbstverständlich nachgerückt ist, bleibt heute häufig aus.

… und was sie bedeuten

Das ist kein kurzfristiges Recruitingproblem. Das ist eine strukturelle Verschiebung.

Und gleichzeitig – das ist der Teil, der mich wirklich beschäftigt – verändert sich durch Digitalisierung und KI auch das, was wir täglich tun. Routineaufgaben, die früher viel Zeit gekostet haben, lassen sich heute schneller und automatisierter erledigen. Das klingt erstmal nach Bedrohung. Ich sehe darin aber vor allem eine Chance. Und Rena und Thomas sehen das bei ReTho Tax genauso.

Ist mehr immer besser?

Als ich Rena nach dem Webinar kurz erzähle, was mich beschäftigt, nickt sie – und sagt dann: „Wir wollen nicht kleiner werden. Aber wir müssen auch nicht immer größer werden, um besser zu werden.“ 

Die Idee dahinter ist eigentlich simpel: Aufgaben, die heute noch viel manuelle Zeit kosten, werden zunehmend von digitalen Tools und KI übernommen. Nicht dramatisch, nicht von heute auf morgen – aber es passiert. Und dieser Raum soll nicht einfach verpuffen, sondern dafür genutzt werden, dass wir uns als Team weiterentwickeln.

Also: Weniger >Masse – mehr Klasse = Zukunft Fachangestellte?

Klingt gut in der Theorie. In der Praxis ist es – na ja – komplizierter. Und das merke ich vor allem, wenn ich mit Jutta und Jasmin darüber rede.

Die Übersetzerin, die Entdeckerin und die Lotsin.

Nach dem Webinar haben Thomas, Rena und wir im Team eine Weile zusammengesessen und einfach mal gefragt: Was bedeutet Zukunft Steuerfachangestellte eigentlich für uns ganz konkret? Nicht abstrakt, nicht irgendwann – sondern: Was verändert sich in unserer täglichen Arbeit? Und wohin wollen wir eigentlich?

Das war ein ungewöhnliches Gespräch. Wir reden ja sonst eher über Mandate, Fristen und Prozesse. Aber an diesem Nachmittag ging es wirklich mal um uns. Und dabei ist etwas Interessantes passiert: Jede von uns drei hat ziemlich schnell gespürt, wo sie hin will.

Jutta, die Übersetzerin: Ich bin gut – und zeige es jetzt auch.

Jutta ist jemand, der Zahlen wirklich versteht. Nicht nur rechnerisch, sondern inhaltlich. Sie sieht auf einen Blick, wenn eine BWA nicht stimmt, wenn ein Verhältnis komisch ist, wenn sich etwas verschoben hat. Bisher hat sie das vor allem intern genutzt – für die saubere Erstellung. Künftig soll genau das nach außen gehen: Jutta will lernen, diese Einschätzungen so aufzubereiten und zu erklären, dass Mandanten wirklich verstehen, was ihre Zahlen bedeuten. Nicht Finanzamt-Deutsch, sondern klare Sprache. Das ist für sie eine große Umstellung – aber auch eine, die ihr sichtlich Freude macht, wenn sie davon spricht.

Smartee, die Lotsin: Was ist mein Revier?

Ich bin bei uns schon länger Digitalisierungsbeauftragte. Ich kenne die Tools, ich weiß, wie man Prozesse umstellt, ich mag es, wenn Dinge effizienter werden. Was sich jetzt verändert: Der Blick weitet sich. Automatisierung und KI sind nicht mehr nur Themen für IT-Aficionados – sie kommen mitten in unseren Arbeitsalltag. Und ich merke, dass ich nicht nur selbst lernen will, sondern auch dafür sorgen möchte, dass das im Team klappt. Dass Jutta nicht allein vor einem neuen Tool sitzt. Dass Jasmin weiß, wo sie Fragen stellen kann. Das ist eine neue Rolle – und so finde ich „Zukunft Steuerfachangestellte“ ziemlich spannend.

Jasmin, die Entdeckerin: Welche Brille will ich tragen?

Jasmin will in Richtung Beratungsassistenz. Was das konkret heißt: Sie will Jahresabschlüsse nicht mehr nur aus der Perspektive des Finanzamts aufbereiten, sondern aus der des Mandanten. Was bedeuten diese Zahlen für sein Unternehmen? Wo liegen Chancen, wo Risiken? Was braucht er, um gemeinsam mit Rena oder Thomas eine gute Entscheidung treffen zu können? Das ist ein anderer Blickwinkel – und Jasmin arbeitet gerade aktiv daran, ihn zu entwickeln.
Wie sie den Jahresabschluss effizient bearbeitet, haben wir ja schon im Blogbeitrag: Jahresabschluss effizient erstellen: Mit Triple P zum Bilanzprozess mit System beschrieben: 

Vier Superkräfte, die wir alle schon haben.

Was uns in diesem Gespräch aufgefallen ist: So unterschiedlich unsere drei Richtungen auch sind – es gibt vier Dinge, die wir alle brauchen werden. Unabhängig davon, ob jemand tiefer in die Mandantenkommunikation geht, die Digitalisierung vorantreibt oder zur Beratungsassistenz wird.

Das erste ist die Fähigkeit, selbst zu entscheiden – auch wenn nicht alle Informationen da sind. Nicht sofort zum Chef, sondern erst selbst denken, abwägen, eine begründete Einschätzung entwickeln.

Das zweite ist, eine unklare Situation erst zu verstehen, bevor man loslegt. Nicht einfach abarbeiten, sondern fragen: Was ist hier eigentlich das Problem? Was braucht der Mandant wirklich?

Das dritte ist Transfer: Wissen, das man in einem Fall erworben hat, auf einen neuen Fall anwenden. Das klingt selbstverständlich – ist es aber nicht immer. Manchmal steckt man so tief im eigenen Ablauf, dass man den Zusammenhang zum ähnlichen Fall daneben gar nicht mehr sieht.

Und das vierte ist Bewertung: Die eigene Arbeit kritisch anschauen. Ist das vollständig? Stimmt das so? Würde ich das einem Mandanten genauso erklären können?

Thomas hat das in unserem Gespräch auf den Punkt gebracht: „Das sind keine neuen Anforderungen. Das ist das, was gute Arbeit schon immer ausgemacht hat – wir müssen es jetzt nur bewusster machen.“

So gesehen, da hat er recht und wir sind auf die Zukunft Steuerfachangestellte schon ganz gut vorbereitet.

Nicht alle jubeln – und das ist auch gut so.

Wenn ich an unsere drei so denke, dann sind wir ein gutes Bild dafür, wie unterschiedlich Menschen auf Veränderung reagieren.

Jutta ist seit vielen Jahren dabei. Sie kennt jeden Mandanten, jede Besonderheit, jeden Sonderfall auswendig. Und genau das ist ihr Ding – diese Zuverlässigkeit, dieses tiefe Wissen. Als wir beim letzten Teamgespräch über neue Rollen geredet haben, war sie erstaunlich still. Hinterher hat sie mir gesagt: „Ich weiß halt, wie ich gut bin. Und jetzt soll sich das alles wieder ändern.“ Das hat mich ehrlich gesagt nachdenklich gemacht. Nicht weil sie falsch liegt – sondern weil ich verstehe, was sie meint.

Ich bin da ganz anders. Ich habe das Webinar-Thema aufgesogen wie ein Schwamm und gleich gefragt, ob wir nicht mal gemeinsam schauen könnten, welche Aufgaben bei uns eigentlich schon automatisiert laufen könnten. Ich mache mir keine großen Sorgen um das Wohin – ich bin einfach neugierig auf das Wie. Vielleicht liegt das daran, dass ich als Digitalisierungsbeauftragte schon länger in dieser Welt unterwegs bin. Vielleicht bin ich aber auch einfach so gestrickt.

Und Jasmin? Sie steht irgendwo dazwischen. Sie findet die Richtung richtig. Sie merkt aber auch, dass es sich komisch anfühlt, Dinge loszulassen, die man jahrelang gemacht hat. Einen Mandanten nicht mehr nur mit fertigen Zahlen zu versorgen, sondern ihm zu erklären, was diese Zahlen bedeuten – das ist eine andere Rolle. Eine, in die sie erst noch hineinwachsen muss.

Ich glaube, das geht den meisten so. Jede(r) muss und wird den eigenen Weg in die Zukunft Steuerfachangestellte finden.

Zukunft Steurfachangestellte? Es gibt viel zu tun – packen wir’s an!

Natürlich weiß ich auch nicht genau, wie unsere Rollen in drei Jahren aussehen werden. Ich weiß nicht, wie schnell KI in unseren Alltag einzieht, welche Aufgaben wirklich wegfallen und welche neuen dazukommen. Und ich glaube, das weiß gerade niemand so richtig.

Was ich wertvoll finde: Wir schauen hin. Wir reden darüber – im Team, mit Rena und Thomas, manchmal auch einfach beim Kaffee in der Küche. Wir fragen uns, wo wir hinwollen. Und wir versuchen, uns gegenseitig dabei zu unterstützen – auch wenn das nicht immer reibungslos klappt und Jutta manchmal lieber in Ruhe ihre Steuererklärungen machen würde.

Die Zukunft für Steuerfachangestellte wird sich verändern. Das steht außer Frage. Aber ob das bedrohlich ist oder spannend – das hängt meiner Meinung nach vor allem davon ab, wie wir damit umgehen. Und ich bin froh, dass wir das nicht alleine herausfinden müssen.

Wie wir das konkrete Lernen und die Weiterentwicklung im Team angehen – das erzähle ich euch in einem der nächsten Beiträge. Versprochen.

Eure Smartee