Jahresabschluss Müller GmbH. Erst war es nur ein Flackern. Dann ein rotes Warnlämpchen. Und schließlich: kompletter Stillstand. So hat es sich für mich neulich wieder angefühlt – mitten im Bilanzprozess. Alles vorbereitet, Checkliste abgehakt – aber der Mandant? Funkstille. Keine Unterlagen, kein Feedback. Und plötzlich war ich wieder mittendrin: im altbekannten „Warten-und-Wühlen-Modus“.
Da wurde mir klar: Zeit für einen weiteren Boxenstopp. Mit System. Willkommen bei Triple P – dem Erfolgsmodell für Deinen Jahresabschluss: Planung – Prozess – Push.
Aus der kanzleiinternen Perspektive habe ich Euch schon berichtet im Blog-Beitrag „Bilanzprozess – Schnitzeljagd oder Boxenstopp mit System“.
Da ist auch der Planungsprozess schon beschrieben, den ich Euch hier nochmal kurz skizziere. Und dann schauen wir uns die Perspektive Zu(sammen)-arbeit Mandant – Kanzlei an.
P wie Planung: Jahresabschluss beginnt mit Überblick
Wer den Jahresabschluss effizient erstellen will, beginnt nicht mit dem ersten Beleg, sondern mit einem klaren Plan. Das gilt besonders in Steuerkanzleien, wo viele Fälle gleichzeitig betreut werden.
Mein Tipp: Team-Workshop zur Bilanzplanung
Mein Tipp #1: Der Planungsworkshop mit dem Team
Nimm Dir (und Deinem Team) bewusst Zeit. Visualisiert gemeinsam, welche Mandanten wann anstehen – und wie Eure Kapazitäten aussehen. Große Fälle zuerst, Sachzwänge berücksichtigen (Bank, Urlaube, Fristen) und realistische Zeitschienen setzen. Ein einfaches Whiteboard oder ein Planner-Tool reicht oft völlig – Hauptsache, Ihr redet miteinander.
„Planung ersetzt Zufall durch Irrtum – aber immerhin mit System.“ 😉
P wie Prozess: Bilanzprozess optimieren durch Teamarbeit
Ein effizienter Bilanzprozess in der Steuerkanzlei braucht feste Abläufe und klare Rollen – genau wie beim Boxenstopp im Rennsport. Fibu, Lohn, Assistenz, Chef und Mandant müssen wie ein gut geöltes Getriebe zusammenarbeiten.
Tipp: Definierte Phasen machen den Unterschied
Wir haben für uns fünf klar definierte Phasen eingeführt:
- Vorabinfo: Mandant bekommt rechtzeitig einen klaren Fahrplan.
- Spielerbesprechung: Fibu, Lohn, Bilanz checken offene Punkte.
- Chef-Runde: Entscheidungen & Prioritäten klären.
- Abschlussgespräch: Kein Zahlenfriedhof, sondern Beratung mit Mehrwert.
- Feedback-Loop: Was lief gut? Was verbessern wir?
Das klingt aufwendig? Ist es gar nicht – wenn es einmal steht. Dann spart es Zeit, Nerven und Rückfragen.
P wie Push: Zusammenarbeit mit Mandanten verbessern
Du wartest schon wieder auf den Warenbestand? Willkommen im Club. Aber: Das geht auch anders – mit einer neuen Denkweise.
Mein Tipp: Die Smartee-Mülltonnen-Methode
Wir haben unsere Anfragen an Mandanten in vier Kategorien eingeteilt:
- Grün (muss unbedingt sein): z.B. Warenbestand – ohne den kein Abschluss.
- Gelb (sehr wichtig): z.B. Rückstellungen – braucht Erklärung.
- Blau (nett, aber nicht entscheidend): z.B. Spendenquittung.
- Rot (irrelevant und ab in die Tonne ;-): z.B. 3,50 € Porto.
Und daraus folgt: Wer Grün nicht liefert, bekommt keine Bilanz. Punkt. Kein Feuerwehreinsatz. Kein „wir schieben’s dazwischen“. Stattdessen: Transparente Kommunikation und klare Konsequenzen.
So kannst Du klare Erwartungen setzen und konsequent handeln – ohne die Bilanz ständig auf Wiedervorlage zu legen.
Weniger bitten, mehr führen – das ist moderner Service in der Steuerberatung.
Bonus: Bilanzpräsentation mit Power statt Powerpoint
Die Bilanzbesprechung ist mehr als ein Pflichttermin. Sie ist Deine Bühne, um echte Beratung zu zeigen – mit Visualisierungen, Cashflow-Analysen und klaren Botschaften.
Mein Tipp: Power statt PowerPoint
Setz auf Power BI oder einfache Dashboards, die dem Mandanten verständlich machen:
- Was war gut?
- Wo steckt der Gewinn?
- Was kann verbessert werden?
Das schafft Vertrauen und Lust auf die nächste Zusammenarbeit.
Praxisimpuls:
Bilanzprozess mit Triple P
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Bildquellen
- Smartee Jahresabschluss mit Korb und Mülltonne freigestellt: eigene
- Jahresabschluss Triple Gemini_Generated: Gemini Generated
