Wenn ich an „Spielregeln Team“ denke, fällt mir sofort eine Szene aus unserer Kanzlei ein: Ein Montagmorgen, noch vor dem ersten Kaffee, und ich höre aus dem Nebenbüro ein genervtes Seufzen. Kollegin A hat – wieder mal – die Unterlagen von Kollegin B gebraucht, die aber noch im Posteingang schlummern. Kein Drama, aber halt so ein Mini-Nerv-Moment. Ein typischer Start in die Woche. Und genau deshalb reden wir heute mal über Teamarbeit in echt – jenseits von harmonisch-folkloristischen Teambuilding-Events mit Stockbrot am Lagerfeuer.
Das „Smarte Team“ – Wer gehört eigentlich alles dazu?
Bevor wir über unsere Spielregeln Team sprechen, sollten wir noch einmal kurz klären, wer eigentlich im Team mitspielt. Auf den ersten Blick klingt das banal: Klar, wir – die Kolleg:innen. Aber so einfach ist es eben nicht. Denn laut unserem Schaubild aus dem Webinar besteht das Team aus drei Bereichen:
- Wir Mitarbeitenden – klar, ohne uns läuft in der Kanzlei nichts.
- Unsere Chefs – auch sie sind Teil des Teams, auch wenn sich das nicht immer so anfühlt.
- Unsere Mandanten – ja, auch sie gehören dazu. Vielleicht nicht im Pausenraum, aber ganz sicher in unseren Prozessen, Abläufen und Erfolgserlebnissen.
Das Schaubild nennt das Ganze „SMART-Team“ – und dieser Begriff hat mir gefallen, weil er verdeutlicht: Teamarbeit endet nicht an der Bürotür.
Unsere Chefs sind nicht nur „oben“, sie arbeiten mit – in Entscheidungen, Mandatsführung, Strategie. Und unsere Mandanten sind keine Störfaktoren, sondern Mitgestalter. Schließlich hängt unsere Arbeitsqualität und unser Arbeitserleben massiv davon ab, wie gut die Zusammenarbeit mit ihnen funktioniert.
Wenn wir über „Spielregeln Team“ sprechen, dann heißt das auch:
- Wie kommunizieren wir mit unseren Chefs?
- Wie schaffen wir es, dass Mandanten wissen, was wir brauchen – und umgekehrt?
- Wie sorgen wir dafür, dass alle Rollen gesehen und respektiert werden?
Vielleicht hilft Dir das Bild vom SMART-Team so wie mir: ein Dreieck aus Chef, Mitarbeitenden und Mandanten – verbunden durch Kommunikation, Vertrauen und Verantwortung. Und genau dafür brauchen wir Spielregeln.
In diesem Beitrag konzentriere ich mich mal ganz auf uns Mitarbeitende.
Unsere Erfahrungen mit der Zusammenarbeit mit Mandanten und wie uns dort Spielregeln helfen, kannst Du im Blogbeitrag „Spielregeln der Zusammenarbeit“ lesen.
Und wie wir die Zusammenarbeit mit der „Chefetage“ gut hinbekommen, liest Du im Blogbeitrag: „Cheftypen und der entspannt Umgang in der täglichen Zusammenarbeit“.
Warum Teamarbeit ohne Spielregeln nicht funktioniert
Wir arbeiten in Steuerkanzleien meist eng zusammen – ob wir wollen oder nicht. Es gibt Fristen, Schnittstellen, Mandanten und diese kleinen Dinge wie Telefon, Tür und Technik. Trotzdem klappt es nicht immer mit dem Miteinander. Warum eigentlich?
In meiner Erfahrung sind es selten die großen Konflikte. Viel öfter sind es die kleinen, stillen Störungen:
- Wenn Informationen nur zufällig durchsickern
- Wenn der gleiche Kollege zum dritten Mal um Hilfe bittet – bei der gleichen Aufgabe
- Wenn man sich fragt, warum man selbst immer „ausbügeln“ muss
Spielregeln Team – braucht man die wirklich?
Ja. Ganz eindeutig: Ja. Weil wir eben nicht automatisch wissen, wie der andere tickt – auch wenn wir uns jeden Tag sehen.
Unsere Spielregeln Team helfen, Erwartungen zu klären, Missverständnisse zu vermeiden und unnötige Energieverluste zu stoppen. Es geht nicht darum, ein Regelwerk wie in der Bundesliga zu etablieren – sondern um ein paar grundsätzliche Vereinbarungen, auf die wir uns verlassen können. Wobei: Die Abseitsfalle kommt mir auch in der Kanzlei ziemlich bekannt vor.
Erwartungen – unausgesprochen, unkoordiniert, unpraktisch
Was wünschen wir uns von den anderen im Team? Und: Sagen wir das eigentlich jemals laut?
Viele Probleme im Team entstehen nicht durch bösen Willen, sondern durch nicht geäußerte Erwartungen:
- Die eine denkt, „Das müsste doch klar sein“ – ist es aber nicht.
Beispiel: Wer trägt eigentlich die Bilanzwerte wann vor? - Der andere hofft, dass man seine Überlastung schon irgendwie bemerkt – wird aber übersehen.
Beispiel: Tiefes Seufzen und Ächzen bei der Arbeit, statt einfach mal zu sagen: Ich habe an der konkreten Stelle ein Zeitproblem. - Eine dritte Person ist genervt, dass immer sie das Telefon übernimmt – sagt es aber nie.
Die beste Lösung war hier unser Mandantenportal für den Beleg- und Informationsaustausch mit unseren Mandanten. Wir telefonieren insgesamt weniger, nehmen dafür öfter auch mal den Hörer in die Hand (bzw. tippen aufs Headset), ohne den berühmten Satz: Da fehlt etwas in der Buchhaltung. Stattdessen reden wir über unsere Arbeitsergebnisse (BWA, Bilanz und Co.) und nehmen uns Zeit für die Erklärung der für den Mandanten oft schwierigen Sachverhalte und steuerlichen Regelungen.Klartext hilft. Nicht im Befehlston. Aber offen. Auf Augenhöhe.
Unsere Spielregeln Team konkret
Hier mal ein paar Beispiele aus unserer Kanzlei. Vielleicht kommt Dir das eine oder andere bekannt vor:
1. "Wer zuerst sieht, macht auf"
Unsere Empfangsdame ist nicht immer im Haus. Wenn das Telefon klingelt oder jemand an der Tür steht, gilt: Wer es zuerst sieht (oder hört), ist dran. Punkt. Keine Diskussion. Ergänzt haben wir diese Regel mit klaren „Öffnungs- und Reaktionszeiten“ der Kanzlei (analog und online) für unsere Mandanten – so werden wir weniger oft aus der Arbeit gerissen.
2. "Wir sagen Bescheid – nicht nur still leiden"
Wenn jemand Unterstützung braucht – fachlich oder organisatorisch – sprechen wir das an. Wer schweigt, darf sich hinterher nicht beschweren. Klingt hart, ist aber fair. Wir hatten tatsächlich mal eine Kollegin, die fast psychologische Kriegsführung betrieben hat. Sie hat immer wieder versucht, uns ein schlechtes Gewissen zu machen, wenn wir ihr nicht die Wünsche von den Augen abgelesen haben. Anstrengend. Sie fand auch unsere neue „Spielregel Team“ doof und hat uns verlassen.
3. "Fehler sind erlaubt – vertuschen nicht"
Wenn ein Fehler passiert (ja, das kommt auch bei uns vor), dann ist Ehrlichkeit oberste Pflicht. Kein Drama, kein Pranger. Aber wir müssen es wissen, um gemeinsam eine Lösung zu finden.
Es ist eh besser, wenn wir unsere Fehler selbst entdecken und uns gegenseitig dabei helfen, als wenn der Mandant oder das Finanzamt als erste drauf kommen.
4. "Jeder darf mal meckern – aber nicht immer"
Wir nehmen Frust ernst. Aber Dauer-Nörgelei? Die raubt Energie. Also: Klar sagen, was nervt – und dann bitte auch konstruktiv werden.
Meine Chefin sagt immer: Jammern ist keine Strategie.
5. "Absprachen gelten – auch montags um 8"
Wenn wir im Team etwas vereinbaren, dann gilt das. Auch wenn’s unbequem ist. Und auch, wenn die Lieblingskollegin ausnahmsweise fragt, ob man mal eine Ausnahme machen kann.
Wenn Teamarbeit kippt – warum Fairness entscheidend ist
Ein echter Stimmungskiller im Team ist gefühlte Ungleichbehandlung. Das passiert nicht immer bewusst – aber es passiert. Beispiel?
Eine Kollegin arbeitet 100 % im Homeoffice. Ihre Buchhaltungen landen (schön sortiert) auf dem Bildschirm. Die Vorarbeit erledigen wir – scannen, sortieren, hochladen. Klingt praktisch. Für sie. Für uns manchmal nicht. Wenn das zu oft passiert, kommt irgendwann das Gefühl auf: „Wieso arbeite ich mich eigentlich ab, während andere sich auf die Rosinenaufgaben konzentrieren?“
Spielregeln Team heißt auch: Arbeitsabläufe so gestalten, dass sie für alle fair sind – und nicht nur für den, der am lautesten Wünsche äußert.
Vertrauen ist gut – Kommunikation ist besser
Vertrauen ist ein großes Wort. Und in der Kanzlei nicht immer selbstverständlich. Gerade, wenn wir im Alltag oft „nebeneinander her“ arbeiten.
Deshalb sind kleine Signale wichtig:
- Infos weitergeben, auch wenn sie nicht direkt „mein“ Bereich sind
- Fragen stellen, wenn ich etwas nicht verstehe – und nicht hinterm Rücken tuscheln
- Rückmeldung geben – auch mal loben, nicht nur kritisieren
- Mandanten sind nicht doof – nur steuerdumm. (Ein Satz, den ich liebe.)
T.E.A.M. – unsere Version davon
Nach einem Webinar vom delfi-net haben unsere Chefs ein Akronym vorgeschlagen. Und obwohl ich sonst skeptisch bin bei solchen Modellen – dieses hier fand ich hilfreich:
- T wie Transparenz – Wer weiß was, wer macht was, wer braucht was?
- E wie Effizienz – Wir machen nicht doppelt, was einmal reicht.
- A wie Ausdauer – Wir bleiben dran, auch wenn’s mal knirscht.
- M wie Motivation – Wir ziehen uns gegenseitig mit – nicht runter.
Unsere Spielregeln Team sind ein Prozess
Wir stellen sie immer wieder auf den Prüfstand. Nur, wenn sie zu unserer aktuellen Arbeitswelt passen, können wir sie auch leben. In einem unserer Team-Weeklys haben wir das K.U.S.S.-Modell ausprobiert:
- K: Was ist klar?
- U: Was ist unklar?
- S: Was ist strittig?
- S: Wer ist Schlüsselperson?
Daraus ergeben sich oft automatisch Themen, an denen wir im Alltag arbeiten können – pragmatisch und ohne großes Projekt-Brimborium. Manchmal reicht schon ein klarer Satz wie: „Ich bin nicht die Backup-Telefonzentrale, wenn andere in Meetings sitzen.“
Außerdem nutzen wir für neue Teamregeln bewusst den Zusatz: „Spielregel“ – das hilft uns allen, uns daran zu erinnern, dass Regeln nur helfen, wenn sie auch beachtet werden.
Mein Fazit: Spielregeln Team – selbst mit gestalten ist angesagt
Ich bin überzeugt: Teamarbeit passiert nicht einfach so. Sie ist auch kein Selbstzweck. Wir arbeiten nicht zusammen, damit wir zusammen sind – sondern weil wir zusammen bessere Arbeit leisten können.
Und dafür brauchen wir unsere Spielregeln Team, die wir gemeinsam leben. Kein Paragraphenwerk – aber ein paar einfache Vereinbarungen, die uns helfen, uns gegenseitig ernst zu nehmen.
Vielleicht besprechen wir beim nächsten Team-Meeting mal, welche Regeln bei uns gut funktionieren – und welche wir neu brauchen.
Ich bringe diesen Beitrag gern mit. Denn das Beste an Spielregeln ist: Wir können sie gemeinsam verändern.
